Vacature, 1 augustus 2022

Management assistent ten behoeve van de directie (standplaats: hybride – Amsterdam), 20 uur per week

Haal jij energie uit het goed organiseren van zaken en zie jij agendabeheer als een leuke puzzel? Schep je er voldoening in om correspondentie netjes af te handelen en om heldere vergaderverslagen te maken? Als je daarbij ook nog stevig in je schoenen staat en makkelijk kunt schakelen tussen verschillende taken, dan voel je je vast als een vis in het water in de rol van management assistent bij VluchtelingenWerk. Dat je dit werk gaat doen in een organisatie die opkomt voor de belangen van vluchtelingen is voor jou een extra reden om te solliciteren.

Wat ga je doen?

Je voert zelfstandig secretariële en organisatorische taken uit ter ondersteuning van een van de directeuren. Je belangrijkste taken:

  • Je draagt zorg voor een juiste afhandeling van ingekomen post en e-mail, waar nodig in overleg met jouw leidinggevende(n).
  • Je verzorgt de administratieve voorbereiding van vergaderingen en bijeenkomsten, de agenda en de verslaglegging hiervan.
  • Je beheert de agenda van jouw leidinggevende(n).
  • Je fungeert als aanspreekpunt voor zowel collega’s als derden, geeft vragen, mededelingen of signalen door aan de leidinggevende en ziet toe op de voortgang van de afhandeling.
  • Je verricht diverse ondersteunende werkzaamheden zoals het boeken van accommodaties, en het verzorgen van lunches, bloemen en taarten.

Wie ben jij?

Je hebt MBO+ werk- en denkniveau. Je hebt kennis van en ervaring met Microsoft Office toepassingen, het voeren van administraties en het verwerken van gegevens. Je bent in staat om je eigen werk in te delen en prioriteiten te stellen in een werkomgeving waarbij inbreuk gemaakt kan worden op je eigen werkplanning. Je bent klantgericht en hebt een open en communicatieve opstelling. Je bent zeer nauwkeurig in het opstellen van correspondentie, agenda’s, verslagen en notities en kan goed en foutloos verwoorden wat is besproken en afgesproken.

Wat we bieden

VluchtelingenWerk biedt een salaris tussen € 2.564,- en € 3.581,- bruto per maand (schaal 7), op basis van een 36-urige werkweek. VluchtelingenWerk Nederland kent goede secundaire arbeidsvoorwaarden volgens de CAO Sociaal Werk, zoals een individueel keuzebudget (IKB) waarbij je maandelijks 17,05% over je bruto maandsalaris opbouwt. De precieze invulling van werktijden en werkplaats is in overleg, waarbij je de mogelijkheid hebt om flexibel en hybride te werken. De functie is beschikbaar per direct. Aanstelling is in eerste instantie voor een jaar, met de mogelijkheid tot verlenging.

Over de organisatie en jouw team

Overal ter wereld moeten mensen vluchten voor hun leven vanwege oorlog, politiek geweld, hun seksuele geaardheid, afkomst of religie. Wie in Nederland terechtkomt, kan rekenen op de ondersteuning van VluchtelingenWerk. Van aankomst tot zelfredzaamheid. Daar zetten 12.500 bevlogen vrijwilligers en honderden betaalde krachten zich dagelijks voor in.

Je komt in het team Contact & Secretariaat (C&S) terecht met ongeveer 16 medewerkers. Je legt verantwoording af aan de manager FI&CS (Facilitair, Inkoop, Contact & Secretariaat).

Heb je belangstelling?

Heb je belangstelling, voldoe je aan de functie-eisen en wil je graag bij VluchtelingenWerk werken? Stuur dan je sollicitatie naar sollicitaties-westmidden@vluchtelingenwerk.nl t.a.v. Henriette Pel (Manager FI&CS), onder vermelding van de functie. Heb je nog aanvullende vragen over de functie, mail dan ook naar het genoemde mailadres. Online screening, het opvragen van referenties en een assessment kunnen onderdeel uitmaken van de procedure.

VluchtelingenWerk Nederland nodigt mensen met een vluchtelingenachtergrond nadrukkelijk uit om te solliciteren.

Acquisitie n.a.v. de advertentie wordt niet op prijs gesteld, delen in je netwerk wel.