Gezocht: managementassistent (M/V) voor 32 uur per week (betaalde functie)

Betaald, Utrecht

De managementassistent voert zelfstandige taken uit ter ondersteuning van één of meer regiomanagers van VluchtelingenWerk West en Midden Nederland, zodanig dat de managers in staat worden gesteld hun functie uit te voeren met een doelmatige en functionele aanwending van tijd en middelen. Het gaat hierbij om onder meer het verstrekken van informatie en advies aan belanghebbenden, het plannen en uitvoeren van secretariële, beheersmatige, organisatorische alsook facilitaire activiteiten. De standplaats zal in principe in Utrecht zijn.

De uitdaging

  • Zelfstandig opstellen van correspondentie, verwerken van correspondentie en andere bescheiden van inhoudelijke aard aan de hand van summiere aanwijzingen;
  • Zelfstandig eerste aanspreekpunt vormen bij afwezigheid van de regiomanager en hierbij in staat zijn om de urgentie in te schatten van zaken en daarnaar te handelen;
  • Het organiseren en notuleren van vergaderingen en bijeenkomsten;
  • Het verzamelen van informatie voor (beleids)notities en vergaderingen, het bewaken van (de voortgang van) afspraken uit overleggen en vergaderingen;
  • Bieden van administratieve en procedurele ondersteuning bij de uitvoering van besluiten, alsook het leveren van een bijdrage aan de (interne) communicatie hieromtrent;
  • Coördineren van vakantieplanningen;
  • Ondersteunen bij allerhande praktische/facilitaire zaken bijvoorbeeld bij verhuizingen;
  • Het behandelen van de post;
  • Eventueel beheren en bewaken van de agenda van de regiomanagers.

 

De ideale kandidaat:

  • Heeft MBO+/HBO werk- en denkniveau;
  • Heeft affiniteit met de doelgroep en voelt zich verbonden aan de missie van VluchtelingenWerk;
  • Heeft een dienstverlenende en klantgerichte instelling;
  • Heeft een sterke mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid;
  • Heeft sterke organisatorische vaardigheden en vindt het leuk deze op een creatieve manier in te zetten binnen een dynamische omgeving;
  • Is stressbestendig en flexibel in verband met de werkzaamheden die onder tijdsdruk staan en waarbij verstoring een rol kan spelen;
  • Heeft integriteit hoog in het vaandel staan vanwege het verwerken van mogelijk vertrouwelijke gegevens zoals persoonsgegevens en financiële informatie;
  • Heeft 3 of meer jaar ervaring met een soortgelijke functie;
  • Heeft kennis van de toepassing van relevante applicaties, automatiseringspakketten gericht op het opstellen en verwerken van informatie.

 

Wat wij bieden 

  • We bieden de kans om mee te bouwen aan de toekomst van onze organisatie en de dienstverlening aan asielzoekers en vluchtelingen.
  • We bieden vooralsnog een tijdelijke functie voor 12 maanden. Er is kans op verlenging van het contract.
  • Medewerkers vallen onder de CAO Welzijn en Maatschappelijke Dienstverlening. Inschaling vindt plaats in schaal 7 op basis van vooropleiding, kennis en ervaring. Deze schaal kent een minimaal schaalbedrag van € 2.300,00 bruto per maand en een maximum van € 3.213,00 bruto per maand.

 

Meer informatie en reageren 

Voor meer informatie kun je contact opnemen met Ariëtte Reijersen van Buuren per mail: areijersen@vluchtelingenwerk.nl. Je schriftelijke reactie met CV kan je vóór 23 oktober mailen naar pz-westmidden@vluchtelingenwerk.nl ter attentie van Ariëtte Reijersen van Buuren. De gesprekken zullen plaatsvinden op 27 oktober in Utrecht. Op 24 oktober zullen de geselecteerde kandidaten een uitnodiging ontvangen. Nb. de vacature wordt zowel intern als extern uitgezet. Bij gelijke geschiktheid wordt er voorrang gegeven aan interne kandidaten.

Over VluchtelingenWerk 

VluchtelingenWerk komt op voor de rechten van asielzoekers en vluchtelingen. Wij ondersteunen asielzoekers in de juridische procedure en we begeleiden vluchtelingen bij het opbouwen van een nieuw bestaan in Nederland. VluchtelingenWerk voert taken uit in het kader van rechtsbescherming, maatschappelijke begeleiding, informatie en advies, inburgering, taalondersteuning, participatie en arbeidstoeleiding.

Deel dit met anderen